Archivácia účtovných dokladov
ARCHIVÁCIA A VYRAĎOVANIE ÚČTOVNÝCH DOKLADOV V ROKU 2019
1) Lehoty na archiváciu určené podľa zákona č.431/2002 Z.z. o účtovníctve
a) Lehota na uchovávanie účtovných závierok, účtovných dokladov, účtovných kníh, účtovných záznamov je podľa §35 ods. 3 zákona č.431/2002 Z.z. o účtovníctve desať rokov.
b) Od 1.1.2018 došlo k zmene lehoty uchovávania účtovných záznamov uvedených v § 35 ods. 3 písm. b) a c) zákona č.431/2002 Z.z. o účtovníctve z 5 rokov na 10 rokov.
Podľa § 39p ods. 1 zákona o účtovníctve sa 10 ročná doba uchovávania účtovných záznamov podľa § 35 ods. 3 písm. b) a c) týka aj tých účtovných záznamov, ktorých 5 ročná doba uchovávania do 31. decembra 2017 ešte neuplynula.
c) Doklady z roku 2013 sa archivujú 10 rokov
Účtovné doklady, účtovné knihy, zoznamy účtovných kníh, zoznamy číselných znakov, symbolov a skratiek použitých v účtovníctve, odpisový plán, inventúrne súpisy, inventarizačné zápisy za účtovné obdobia začínajúce po 1.1.2013 sa uchovávajú počas 10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú.
d) Skartované môžu byť doklady z roku 2012 a staršie
Na účtovné doklady, účtovné knihy, zoznamy účtovných kníh, zoznamy číselných znakov, symbolov a skratiek použitých v účtovníctve, odpisový plán, inventúrne súpisy, inventarizačné zápisy za účtovné obdobia začínajúce pred 1.1.2013 (roky 2012 a staršie)sa vzťahuje 5 ročná lehota na archiváciu. Tieto môžu byť skartované, okrem DPH dokladov uvedených v písm e).
e) Platitelia DPH musia uchovávať došlé a odoslané faktúry(kópie), colné doklady k vývozu a dovozu 10 rokov nasledujúcich po roku ktorého sa týkajú a doklady k investičnému majetku do konca obdobia na úpravu odpočítanej dane podľa § 54 a 54. Povinnosť vyplýva zo zákona o DPH. Platí to pre faktúry a doklady z roku 2009 a mladšie
f) Archivovať 10 rokov sa musia podľa § 35 ods. 3 písm.a) a §35 ods.4 účtovné závierky, výročné správy a správy audítora. Táto povinnosť platila aj podľa znenia zákona pred 1.1. 2018. Spoločnosť musí v roku 2019 archivovať účtovnú závierku a správy audítora za účtovné obdobie 2009 a mladšie.
2) Lehoty na archiváciu podľa zákona č.222/2004 Z.z. o dani z pridanej hodnoty
Zákon o dani z pridanej hodnoty ukladá povinnosť uchovávať kópie faktúr (prijaté, odoslané), colné doklady k vývozu, dovozu po dobu desať rokov nasledujúcich po roku ktorého sa týkajú. Okrem archivujú doklady k investičnému majetku do konca obdobia na úpravu odpočítanej dane.
3) Vyraďovanie(skartácia dokladov)podľa zákona č.395/2002 Z.z. o archívoch a registratúrach
Pred vyradením (skartovaním) dokladov, po uplynutí lehoty na archiváciu, je potrebné oznámiť túto skutočnosť okresnému archívu spolu so zoznamom a počtom úložných jednotiek (zväčša sa uvádza počet šanónov príslušnej skupiny).
Ak archív neuplatní v lehote 60 dní nárok na prevzatie niektorých dokumentov, môžu sa doklady skartovať. Vzor oznámenia je v závere tohto dokumentu. V oznámení sa uvádza počet záznamov so znakom hodnoty ”A” a počet záznamov bez znaku hodnoty “A“
Znak hodnoty „A“ vyjadruje trvalú dokumentárnu hodnotu záznamu a lehota uloženia stanovuje dobu úschovy záznamu, po ktorej môže byť záznam vyradený, alebo odovzdaný do archívu. Takto označené spisy sú určené na odovzdanie do trvalej archívnej starostlivosti archívu.
Bez znaku hodnoty „A“ sú uvedené registratúrne záznamy, ktoré po uplynutí predpísanej lehoty môžu byť zničené po schválení štátnym archívom.
4) Povinnosť vypracovať registratúrny poriadok a registratúrny plánov podľa zákona č.395/2002 Z.z. o archívoch a registratúrach
Novelou č.266/2015 Z.z. bol zrušená povinnosť pre väčšinu podnikateľských subjektov vypracovať registratúrny poriadok a registratúrny plán
Celý článok spolu s príslušnými tabuľkami :
- Archivacia.PDF Veľkosť dokumentu: 1.69 MB
