Hodžova 26
949 01 Nitra
Tel.: 037/7418 942, 6503 667
Fax: 037/6410 123, 6578 082
ek@eknitra.sk
Elektronická archivácia
Formy účtovného záznamu:
- a) písomná (listinná) forma
- b) technická (elektronická) forma
Pri archivácia vzniká problém pri prevode listinnej formy dokumentov do elektronickej formy za účelom archivácie.
Podľa § 31 ods. 3 ZÚ je možné vykonať prevod účtovného záznamu z jednej formy do druhej formy napr. z písomnej formy do technickej formy. V tomto prípade je ÚJ povinná zabezpečiť, aby obsah účtovného záznamu v novej forme bol zhodný s obsahom účtovného záznamu v pôvodnej forme. Táto povinnosť sa považuje za splnenú, ak ÚJ predloží účtovný záznam v pôvodnej aj novej forme a ich obsah je zhodný alebo to preukáže iným spôsobom, ktorý nespochybní žiadna z osôb, ktoré s prevedeným záznamom pracujú, tzn. ÚJ podmienku zhodnosti iným spôsobom dodrží, ak zhodnosť záznamov nespochybní nielen obchodný partner, ale ani ostatné osoby, ktoré s archivovaným záznamom pracujú, to znamená, že aj daňové orgány.
ZÚ taxatívne nevymedzuje spôsob preukázania zhody účtovných záznamov.
Ak má ÚJ zámer previesť účtovné záznamy z písomnej formy do technickej, je potrebné dodržať podmienku zhodnosti účtovných záznamov. Spôsoby dodržania zhodnosti účtovných záznamov:
- a) Overenie zhodnosti pôvodnej a novej formy účtovného záznamu osobou na to oprávnenou, tzn. notárom alebo pracovníkom na matrike.
- b) Prevedenie dokumentu z písomnej do technickej formy zaručenou konverziou, uvedenou v § 35 až 39 z. č. 305/2013 Z. z. o elektronickej podobe výkonu pôsobnosti orgánov verejnej moci a o zmene a doplnení niektorých zákonov (zákon o e-Governmente). Takýto spôsob umožní, aby novovzniknutý dokument mal rovnaké právne účinky ako pôvodný dokument.
ÚJ môže archivovať účtovné záznamy len v elektronickej podobe, avšak pod podmienkou, že nová elektronická forma účtovného záznamu musí byť nespochybniteľná čo do obsahu, musí byť zabezpečená pred zneužitím, poškodením, zničením, neoprávnenými zásahmi do nej a neoprávneným prístupom k nej.
Zákon o e-Governmente upravuje v celej štvrtej časti konverziu.
- Elektronicka_archivacia.PDF Veľkosť dokumentu: 0.46 MB
